En l’absence de dispositions conventionnelles ou d’usages, l’employeur fixe la période pendant laquelle les congés peuvent être pris, cette période inclus au minimum celle s’écoulant du 1er mai au 31 octobre. L’employeur fixe également l’ordre et la date des départs en congés en l’absence de dispositions conventionnelles ou d’usages. Pour cela, il doit tenir compte de la situation de famille du salarié et notamment des possibilités de départ du conjoint ou partenaire d’un Pacs. Les dates de congés doivent être communiquées aux salariés au moins un mois avant leur départ. Sauf circonstances exceptionnelles, l’employeur ne peut plus modifier les congés dans le mois précédent la date de départ prévue.
Sauf exception, il n’est possible de prendre qu’un maximum de 24 jours en une seule fois. Le fractionnement du congé principal (24 jours) nécessite l’accord du salarié. En cas de fractionnement, le salarié doit bénéficier au minimum de 12 jours consécutifs entre le 1er mai et le 31 octobre. Les autres jours restant à prendre peuvent être accordés en une ou plusieurs fois en dehors de cette période. Le fractionnement ouvre alors droit normalement à des jours supplémentaires de congés.
Il faut distinguer la période d’acquisition des congés de la période de prise. Les congés acquis entre le 1er juin 2011 et le 31 mai 2012 doivent être pris entre le 1er mai 2012 et le 30 avril 2013. Sauf cas particuliers ou accord de l’employeur, il n’est pas possible de reporter les congés payés d’une année sur l’autre. Les congés payés non pris du fait du salarié sont perdus. La prise de congés par anticipation nécessite l’accord des deux parties. L’employeur peut décider de fermer l’entreprise pendant les congés. Si la fermeture entraîne un fractionnement du congé principal, il doit recueillir l’accord majoritaire des salariés sur le principe de la fermeture, l’employeur restant libre du choix des dates. Les salariés qui n’ont pas suffisamment de congés pour couvrir toute la période de fermeture peuvent demander à l’employeur qu’il effectue les démarches pour qu’ils bénéficient des allocations de chômage partiel.